“VIRTUAL
OFFICE”
1.
Apa itu Virtual
Office?
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah
"ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang
individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki
"fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi
layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan
operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan
karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer
seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Tujuan dari adanya kantor Virtual adalah sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah
pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual
dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan
dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi
dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu
pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja.
Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat
“datang” ke kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian
tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di
lingkungan kantor.
Mewujudkan suatu kantor virtual
berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi
ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan
untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan
persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup
kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara
tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap
melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis
integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis
aplikasi berikut ini:
- Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.
- Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dan lain-lain.
- Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dan lain-lain.
Layanan yang akan
diberikan oleh penyedia Kantor Virtual sebagai berikut:
- Layanan Komunikasi Kantor Virtual, meliputi Resepsionis Jarak Jauh , Asisten Virtual , Layanan Jawab / call center , Kotak suara dan Gedung Kantor Virtual
- Sedang untuk Layanan Ruang Kantor Virtual, berupa : Alamat Profesional , Alamat surat, Resepsionis, Bisnis Meeting Space, dan layanan lainnya seperti internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.
Saat ini
perusahaan atau instansi yang menjadi pengguna umum Virtual Office adalah Home
Industri barang/jasa, Akuntan, Pengacara, Hukum Perusahaan, Toko online, Dokter
/ Terapis, Bisnis konsultan, Mediator / resolusi konflik, Kamar Dagang, Senior
manajemen, Real estat, Perusahaan hipotek, Broker Saham / perencana keuangan,
Koleksi lembaga, Jaringan kelompok, Pelatih / instruktur, Inkubator.
Secara spesifik ada lima keuntungan
yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual:
- Pengurangan biaya operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang tempat usaha, biaya peralatan kantor, gaji karyawan.
- Kantor virtual menggunakan jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual tercatat secara formal.
- Rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi telekonferensi dan video, dan dokumen dapat ditransmisikan secara elektronik.
- Pengurangan halangan aktivitas kerja seperti hujan, jalan macet, tempat jauh sudah tidak dapat lagi menjadi alasan untuk tidak bekerja.
- Keuntungan sosial dari kantor virtual adalah memberikan kesempatan dan kemampuan bekerja untuk individu yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, penyandang disabilitas, maupun lanjut usia.
Selain
itu terdapat juga kekurangan pada Virtual Office antara lain :
1.
Tidak
terjali team work yang kuat antar pekerja di kantor virtual dikarenakan
rendahnya frekuensi bertatap muka dan berkomunikasi sesama pegawai.
2.
Rasa
tidak memiliki
3.
Takut
kehilangan pekerjaan
4.
Semangat
kerja rendah
5.
Ketegangan
keluarga
2.Bagaimana
cara mengaplikasikan Virtual Office?
Cara
membuat Virtual Office
Virtual Office adalah suatu
fasilitas dimana semua file akan tersimpan secara online dan dapat digunakan
secara bersama-sama dalam satu waktu ditempat yang berbeda atau di waktu yang
berbeda di tempat yang berbeda sehingga lebih produktif dan flexibel.
Cara membuat virtual office atau
kantaya yaitu dengan:
- Masuk ke http://www.kampusok.com dan klik Virtual Office
- Login dengan Username dan Password KMail anda
- Setelah UserName dan Password benar maka masuk ke menu Virtual Office.
- Untuk Membuat Folder Baru Klik New > Folder
- Klik New Folder untuk mengganti nama folder setelah itu tekan Enter
- Jika Anda ingin mengorganisasikan file dalam folder tertentu Klik Ceklis file yang ingin dipindahkan > Folder Tujuan > Move to Folder
- Untuk Mengupload File klik menu UpLoad di sebelah menu New setelah itu klik Browse > Upload File
- Jika UpLoad berhasil maka tampil isi file, jika masi ada perubahan File silahkan rubah setelah itu klik tombol Save & Close untuk menutup editor
- Untuk Berbagi File Beri CekList file yang ingin digunakan bersama-sama, setelah itu to kotak To masukan alamat Email yang dari KMail.
- Pilih As Collaboratos bilang ingin tujuan bisa merubah/menambah atau meng-hapus file dan pilih As Viewers jika ingin tujuan hanya melihat tidak bisa merubah/ menambah atau menghapus.
- Setelah itu isikan Subject dan Pesan Singkat File setelah itu Klik Send Invitations. jika berhasil lihatlah tujuan dan sumber file
- Klik nama file yang diinginkan jika ingin merubah/menghapus dan menambahkan isi file
- Jika ingin mendiskusikan file yang sedang sesuatu klik menu DisCuss yang berada di sebelah kanan.
- Untuk DownLoad File CekList File lalu dari Menu Virtual Office Klik More Actions > Save As… pilih type penyimpanan sesuai kebutuhan.(http://tiwen.ej.am/index.php?pilih=news&mod=yes&aksi=lihat&id=58)
Cara
Menerapkan Virtual Office
Beberapa strategi yang dapat
dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut:
- Menyediakan sumber daya computer.
- Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.
- Menyediakan perlengkapan non computer.
- Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan).
- Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi.
- Membuat jadwal pertemuan regular.
- Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur.
3. Sarana apa saja yang dibutuhkan guna mendukung
Virtual Office ?
- Aplikasi Office yang digunakan untuk mengetik laporan, spreadsheet, data, dan juga berbagai komunikasi berbentuk tertulis.
- Aplikasi email, sehingga Anda bisa mengirimkan dokumen penting, menerima, dan juga menyimpannya.
- Voice mail, digunakan jika ada yang ingin meninggalkan pesan suara pada Anda atau sebaliknya.
- Peralatan audio dan video-conferencing, yang memungkinkan Anda bertatap muka dengan klien atau karyawan via komputer atau laptop Anda, dengan menggunakan webcam, mikrofon, headset, dan software.
- Faks dan printer, yang digunakan untuk mencetak dan mengirimkan data secara fisik.
Selain
aplikasi-aplikasi di atas, Anda sudah pasti membutuhkan sarana lain, seperti:
- Perangkat komputer yang lengkap dan kuat untuk pekerjaan.
- Laptop untuk dibawa kemana-mana.
- Menyewa alamat kantor khusus untuk menjadi alamat profesional Anda. Hal ini sangat diperlukan jika ada klien yang akan mengirimkan surat atau barang.
- Receptionist jarak jauh, untuk menerima telepon ketika ada klien yang menelepon, yang kemudian akan diarahkan ke nomor telepon atau handphone milik Anda, sehingga terkesan lebih profesional.
- Asisten virtual untuk menyortir surat-surat administrasi bisnis Anda.
- Ruang rapat fisik, untuk ketika Anda perlu presentasi langsung kepada klien atau bertemu muka.
Semua fasilitas dan sarana untuk
virtual office di Jakarta tersebut telah tersedia bagi Anda jika Anda
memanfaatkan jasa dari Regus. Mulai dari alamat, receptionist, asisten,
aplikasi, semua telah disediakan. Apalagi alamat yang mereka sediakan untuk
bisnis adalah alamat di lokasi yang bergengsi dan merupakan pusat ekonomi di
Jakarta, sehingga Anda akan memberikan kesan yang baik bagi klien.
http://www.honeylizious.com/2015/08/aplikasi-dari-sarana-penting-untuk.html?m=1
